2Loops Oy:n Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Laadittu 14.12.2021. Päivitetty 9.8.2024.
Perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU679/2016)
2Loops Oy:n tietosuojalauseke
2Loops Oy käsittelee asiakkaiden ja sidosryhmien yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi 2Loops käsittelee hankkeisiin ja projekteihin liittyvien yksityishenkilöiden tai osallistuvien tahojen yhteyshenkilöiden henkilötietoja.
2Loops käsittelee henkilötietoja alla listattujen selosteiden ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat yhteyshenkilöltä.
2Loopsin ylläpitämät rekisterit:
2Loops hanke- ja projektirekisteri
2Loops asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Rekisterienpitäjä
2Loops Oy
y-tunnus 3232780-9
Yhteyshenkilö
Tiina Hirvanen 
2Loops hanke - ja projektirekisteri
henkilötietojen käyttötarkoitus
ja peruste keräämiseen sekä käsittelemiseen
Tietojen kerääminen ja käsittely on välttämätöntä hankkeen tai projektin organisoimisen ja toteuttamisen vuoksi sekä edellytys hankkeen tai projektin osiin osallistumiseksi (esim. tapahtuma, kokeilu, kysely tai arvonta). Käytämme tietoja hankkeesta tai projektista riippuen esimerkiksi hankkeen tai projektin tiedottamiseen ja viestintään (esim. lisätiedot hankkeesta, kokeiluviestintä, arvontaan osallistuneille viestiminen, tapahtumaviestintä). Käsittelyperusteina ovat rekisteröidyn suostumus.
Keiden tietoja käsitellään
Keräämme ja käsittelemme hankkeissa ja projekteissa vapaaehtoisesti mukana olevien yksityishenkilöiden ja tahojen yhteyshenkilöiden tietoja.
Rekisterin sisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: henkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, paikkakunta, postiosoite, organisaatio, rooli organisaatiossa, muut henkilön itsensä mahdollisesti ilmoittamat tiedot, jotka ovat olennaisia tapahtumien järjestämiseksi, kuten mahdolliset ruoka-allergiat.
Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mukana olevilta henkilöiltä itseltään sen mukaisesti, mitä he haluavat ilmoittaa. Tietoja kerätään hankkeesta tai projektista riippuen pääsääntöisesti digitaalisesti Microsoft Forms -lomakkeella. Muita tapoja ovat myös esim. paperiset lomakkeet.
Tietojen käsittelijät
Tietoja käsittelevät hankkeiden ja projektien toteuttamiseen osallistuvat henkilöt. Hankkeen tai projektin yhteydessä ilmenevä yhteistyötaho voi siis osallistua henkilötietojen käsittelyyn (vain jos se on hankkeen tai projektin toteuttamisen kannalta välttämätöntä, esim. lahjakorttien toimittaminen tai muu oleellinen viestintä).
Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietoja vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta rekisteristä muuhun käyttöön. Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tiedot suojataan asianmukaisesti. Säilytämme henkilötietoja järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin, käyttäjätunnuksin ja muilla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja hallinnollisin keinoin suojattuna. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista rekisteristä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, vaatia tietoihin oikaisua tai pyytää tietojen poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain rekisteröidyn henkilötietoa. Jos rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä, lopetamme henkilötietojen käsittelyn (säilytystä lukuun ottamatta), kunnes saamme käsittelyn lainmukaisuuden selvitettyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos kokee, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).
2Loops asiakas- ja sidosryhmärekisteri
henkilötietojen käyttötarkoitus
ja peruste keräämiseen sekä käsittelemiseen
Tietojen kerääminen ja käsittely on välttämätöntä 2Loopsin ja asiakkaan tai sidosryhmien välisessä työskentelyssä ja liiketoiminnassa. Käytämme tietoja toimeksiantojen hoitamiseen, asiakassuhteiden ja kumppanuuksien luomiseen ja ylläpitoon, markkinoinnin toteuttamiseen sekä verkkosivujemme kehittämiseen. Käsittelyperusteina ovat rekisteröidyn suostumus ja julkisesti saatavilla oleva tieto.
Keiden tietoja käsitellään
Keräämme ja käsittelemme 2Loopsin olemassa olevien tai potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien, kuten yhteistyökumppanien, yhteyshenkilöiden tietoja.
Rekisterin sisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: henkilön etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, paikkakunta, yritys, ammattinimike, toimiala, verkkosivujen osoite ja verkkosivuillamme vierailevien kävijöiden IP-osoite.
Verkkosivujemme kautta (evästeet ja verkkosivuston analyytiikka) keräämme yksilöimätöntä tietoa, jota ei voida yhdistää henkilöön.
Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ja sidosryhmiltä mm. www-lomakkeilla (yhteydenottolomake) lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, verkkosivuilta (evästeet ja verkkosivuston analyytiikka) , sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Evästeet
Verkkosivuston analytiikka kerää kävijätietoja, joiden perusteella voidaan tunnistaa verkkosivustolla vierailleiden kävijöiden IP-osoitteet. Tietoja ei voida yksilöidä henkilöön.
Tietojen käsittelijät
Tietoja käsittelee 2Loopsin henkilöstö (vain ne, joiden työnkuvaan se kuuluu).
Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietoja vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta rekisteristä muuhun käyttöön tai muille tahoille. Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tiedot suojataan asianmukaisesti. Säilytämme henkilötietoja järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin, käyttäjätunnuksin ja muilla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja hallinnollisin keinoin suojattuna. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista rekisteristä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, vaatia tietoihin oikaisua tai pyytää tietojen poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain rekisteröidyn henkilötietoa. Jos rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä, lopetamme henkilötietojen käsittelyn (säilytystä lukuun ottamatta), kunnes saamme käsittelyn lainmukaisuuden selvitettyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos kokee, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).
